Administrative Assistant (Finance) Grade W1

SYARAT LANTIKAN

Calon bagi lantikan hendaklah memiliki kelayakan seperti berikut:

• Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan dan Kepujian dalam subjek Matematik, Perdagangan atau Prinsip Perakaunan pada peringkat peperiksaan tersebut; atau
• Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan dan Sijil Perdagangan Malaysia peringkat Pertengahan (Simpan Kira-kira) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; atau
• Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan dan Sijil Kemahiran Malaysia Tahap 2 dalam bidang berkaitan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; atau
• Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan dan Sijil Perdagangan Malaysia peringkat Tertinggi (Perakaunan) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; atau
• Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan dan Sijil Kemahiran Malaysia Tahap 3 dalam bidang berkaitan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

SYARAT KELAYAKAN BAHASA MALAYSIA

Calon bagi lantikan hendaklah memiliki Kepujian (sekurangkurangnya Gred C) dalam subjek Bahasa Malaysia pada peringkat Sijil Pelajaran Malaysia/Sijil Vokasional Malaysia atau kelulusan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan.

RINGKASAN TUGAS

Bertanggungjawab membantu menjalankan tugas-tugas berkaitan kewangan di peringkat sokongan berhubung:

• Urusan-urusan pentadbiran & kewangan am.
• Pengurusan tunai & kawalan kredit.
• Pengurusan perolehan & pembangunan.
• Akaun & pelaburan.
• Pengurusan kewangan pelajar & kolej.
• Belanjawan & kewangan korporat.
• Pembayaran & kewangan staf.
• Pengurusan risiko & pematuhan.
• Pengurusan akaun amanah & percukaian.

SKOP FUNGSI DAN BIDANG TUGAS

Bertanggungjawab membantu menjalankan tugas-tugas berkaitan kewangan di peringkat sokongan berhubung:

• Urusan-urusan pentadbiran & kewangan am.
• Pengurusan tunai & kawalan kredit.
• Pengurusan perolehan & pembangunan.
• Akaun & pelaburan.
• Pengurusan kewangan pelajar & kolej.
• Belanjawan & kewangan korporat.
• Pembayaran & kewangan staf.
• Pengurusan risiko & pematuhan
• Pengurusan akaun amanah & percukaian.

• Menyelenggara dan mengemaskini akaun vot/ amanah/ hasil/ deposit (temasuk jernal dan pelarasan).
• Menyelenggara dan mengemaskini akaun subsidiari termasuk penyesuaian dengan akaun kawalan.
• Menyedia dan mengagihkan laporan kewangan dan perakaunan Universiti.
• Membantu menyediakan Akaun Awam termasuk laporan Akauntan Negara Malaysia.
• Mengurus cek tamat tempoh.
• Menyediakan penyata penyesuaian bank.

• Menyediakan Belanjawan Universiti setiap dua tahun sekali (ABM 5, ABM 7 Dasar Baru dan One Off).
• Penyediaan surat kelulusan agihan peruntukan tahunan untuk PTj.
• Menguruskan pindahan dan pertambahan bajet PTj selepas kelulusan diperolehi.
• Menyediakan penyesuaian akaun OCAR.
• Mengemaskini dan merekod dan menyimpan dokumen berkaitan anak syarikat.

• Menguruskan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja mengikut prosedur dan had kuasa kewangan yang ditetapkan.
• Pemantauan perancangan perolehan Pusat Tanggungjawab (PTj).
• Bertanggungjawab sebagai urusetia Jawatankuasa Perolehan Universiti.
• Mengemaskini rekod projek pembangunan.
• Menyediakan kertas mesyuarat
• Memantau Laporan Prestasi Pembekal
• Menyediakan iklan tender.

• Menguruskan semua urusan bayaran kepada pembekal, staf & pelajar termasuk pembayaran gaji.
• Menyediakan penyata cukai pendapatan tahunan Universiti. Mengemaskini data bayaran yang melibatkan cukai pendapatan Universiti.
• Menyediakan slip gaji akhir staf Universiti.
• Menguruskan segala urusan pinjaman perumahan, kenderaan, komputer dan kebajikan staf Universiti.
• Menyediakan pelbagai laporan berkaitan kepada agensi yang berkaitan.
• Mengemaskini segala urusan berkaitan hutang pecah kontrak staf.

• Mengurus, menyelenggara dan memantau semua jenis terimaan dan bayaran.
• Memastikan keselamatan peti besi atau bilik kebal.
• Mengurus dan mengendalikan pengedaran wang tunai dan cek termasuk dengan pihak bank.
• Mengakaunkan perbelanjaan tidak rasmi atau terlebih bayar.
• Mengendalikan buku daftar cek terimaan.
• Menguruskan pengebilan semua jenis terimaan wang awam.
• Menerima semua jenis wang awam dan mengeluarkan resit-resit rasmi Universiti.
• Menyediakan dan mengemukakan laporan Buku Tunai harian.
• Merekod dan mengemaskini terimaan di dalam penyata bank bagi memastikan setiap terimaan dapat dikenalpasti.

• Menyampaikan maklumat dan memberi khidmat nasihat kepada pelajar mengenai yuran (termasuk pembayaran, pengecualian).
• Menyemak dan membuat pelarasan yuran untuk pelajar Ijazah Tinggi/ Ijazah Dasar.
• Menguruskan bayaran dan tuntutan hutang yuran yang melibatkan pinjaman/ Tajaan/ Biasiswa.
• Mengeluarkan inbois kepada penaja bagi pelajar-pelajar yang telah mendaftar pada setiap semester. UM.R/SM/373/5 2017 3
• Menyemak dan mengemaskini bayaran yang dibuat oleh pelajar atau penaja ke dalam akaun pelajar.
• Menguruskan dan memproses tawaran pinjaman Universiti serta kutipan semula hutang pinjaman Universiti.

• Menyediakan jernal dan agihan pelaburan.
• Menguruskan arahan pengeluaran penempatan simpanan tetap.
• Menguruskan rekod transaksi simpanan tetap dan laporan bulanan.
• Menguruskan terimaan dividen saham dan faedah simpanan tetap.
• Menyediakan laporan sokongan berkenaan pelaburan Universiti.
• Menyediakan pengiraan faedah terakru pelaburan tunai.

• Melaksanakan semakan pemantapan Pengurusan Kewangan di PTj yang telah diagihkan, menyediakan laporan dan semakan susulan.
• Melaksanakan analisa melalui sistem kewangan bagi mengenalpasti transaksi yang tidak mematuhi peraturan dan tatacara kewangan yang ditetapkan seterusnya membuat semakan terhadap PTj atau staf yang terlibat.
• Melaksanakan kelas bimbingan kepada staf yang menguruskan kewangan di PTj bagi meningkatkan kefahaman terhadap Pengurusan Kewangan.
• Melaksanakan pemeriksaan aset di PTj.
• Melaksanakan pemeriksaan aset di Jabatan Bendahari dan mengemaskini senarai aset di dalam sistem.

• Menyemak dan mengemaskini Kod Cukai terimaan dan pembayaran bagi transaksi kewangan di dalam sistem yang digunapakai oleh Universiti.
• Menyediakan ringkasan pelarasan kod cukai bagi transaksi terimaan dan pembayaran.

• Membuat semakan baki peruntukan bagi tabung dan belanja mengurus PTj.
• Membuat semakan dan pelarasan akaun PTj.
• Menguruskan proses perolehan PTj untuk dihantar ke Bendahari bagi tujuan kelulusan (RM50,000 ke atas untuk Bekalan/ Perkhidmatan dan RM20,000 ke atas untuk Kerja).
• Membantu urusetia bagi Jawatankuasa Sebutharga PTj (untuk perolehan RM50,000 ke bawah untuk Bekalan/ Perkhidmatan).
• Memproses permohonan perolehan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja bernilai RM20,000 ke bawah untuk kelulusan Ketua PTj).
• Menguruskan terimaan hasil (wang tunai, cek, bank draft dll) dan menyediakan laporan terimaan hasil untuk dihantar ke Bahagian Pengurusan Tunai mengikut tempoh yang ditetapkan.
• Mengesahkan permohonan pembayaran sebelum dihantar ke Bendahari untuk tujuan kelulusan dan bayaran.
• Cuti Tahunan
• EPF
• SOCSO