[ref. l01902016] Kuala Lumpur - Assistant Office Secretary Grade N1

SYARAT LANTIKAN

Calon bagi lantikan hendaklah memiliki kelayakan seperti berikut:

• Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan; atau
• Sijil Vokasional Malaysia (SVM) dalam bidang berkaitan yang diiktiraf oleh Kerajaan; atau
• SPM atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan dan Sijil Kemahiran Malaysia (SKM) Tahap 2 dalam bidang berkaitan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; atau
• SPM atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan dan SKM Tahap 3 dalam bidang berkaitan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

SYARAT KELAYAKAN BAHASA MALAYSIA

Calon bagi lantikan hendaklah memiliki Kepujian (sekurang-kurangnya Gred C) dalam subjek Bahasa Malaysia pada peringkat SPM/SVM atau kelulusan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan.

• Bertanggungjawab untuk memastikan urusan harian di pejabat Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) berjalan lancar dan memberi perkhidmatan kesetiausahaan seperti menaip, menyediakan surat-menyurat, laporan dan pengurusan fail. Di samping itu, memastikan semua keperluan rasmi Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) dikendalikan secara cekap dan berkualiti tinggi serta mengawal selia jadual kerja supaya teratur.

• Mengurus dan merekodkan semua surat/ dokumen masuk/ keluar serta memfailkan ke dalam fail-fail berkaitan termasuk membuat salinan yang mencukupi untuk edaran kepada pegawai-pegawai yang memerlukan tindakan segera.
• Memastikan dan menentukan tindakan ke atas surat/ dokumen/ emel yang telah diambil tindakan/ minit oleh Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) supaya diedarkan kepada pegawai yang berkaitan untuk tindakan selanjutnya.
• Membuat tindakan susulan
• Mengurus penghantaran faks keluar dan penerimaan faks dan merekodkannya.
• Membuat pengkelasan surat/ dokumen mengikut kategori (terbuka/ sulit/ rahsia). Mengawasi pergerakan fail-fail sulit serta memastikan isi kandungannya terjamin rahsia dan semua surat atau dokumen sulit disimpan dengan teliti dan rapi.
• Menguruskan dan menyelaraskan fail terperingkat (terbuka/ sulit/ rahsia).
• Menyediakan/ menaip surat /dokumen/ draf dokumen dan menjawab surat-surat seperti yang dikehendaki oleh Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).
• Menentukan keutamaan tugas Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) berdasarkan keperluan (makluman/ tindakan).
• Menguruskan surat-surat yang memerlukan Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) dan meletakkannya dalam fail tandatangan untuk tindakan selanjutnya.
• Mencari, mengumpul dan mengemaskini data dan maklumat.
• Menyemak/ membuat pembetulan draf dokumen sebelum diserahkan kepada Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).

• Menetapkan segala temujanji, mesyuarat, seminar/ kursus dan sebarang program yang melibatkan Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).
• Memperingatkan Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) mengenai mesyuarat, jadual yang berlangsung setiap hari.
• Menjaga diari/ kalendar, merancang dan mengawal selia jadual kerja Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) seperti menyelaras mesyuarat, temujanji/ urusan perjalanan mengikut kepentingan supaya semua aktiviti yang dijadualkan dapat berjalan dengan lancar tanpa sebarang pertindihan.
• Membuat persediaan bagi semua mesyuarat/ naziran yang melibatkan Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) dengan memberitahu pegawai-pegawai yang terlibat dan memastikan segala keperluan bagi mesyuarat/ naziran tersebut seperti kemudahan bilik, peralatan mesyuarat, kenderaan dan lain-lain telah ditempah dan diuruskan dengan lebih awal.
• Menyemak aturan kertas/ foder mesyuarat dan menyediakan checklist isu-isu penting mesyuarat untuk panduan Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).

• Berperanan dan bertanggungjawab menjaga kerahsian dokumen, rekod dan fail di pejabat Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).
• Berperanan dan bertanggungjawab menjaga kerahsiaan urusan Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).

• Menguruskan rekod dan maklumat.
• Membantu dan menguruskan operasi kerja harian seperti pelupusan dokumen dan membuat kerja-kerja fotostat.
• Menyelia kakitangan bawahan.
• Mengurus maklumat Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) melalui sistem HRIS.
• Memastikan proses kerja memenuhi standard yang ditetapkan/ sistem kualiti.
• Menyelaraskan pengurusan majis yang melibatkan pejabat Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).
• Memastikan keselamatan pejabat dan harta benda.

• Menguruskan bil dan tuntutan seperti tuntutan perjalanan, permohonan pendahuluan diri, bil rawatan perubatan dan bil telefon bimbit .
• Menguruskan panjar wang runcit PTj

• Menyedia, menyimpan, memberi penerangan maklumat korporat dan khidmat nasihat umum kepada pelanggan.
• Mengendalikan segala panggilan telefon yang diterima setiap hari, menyaring panggilan telefon pelanggan, menangani segala pertanyaan dan pesanan dengan baik.
• Mengambil dan menyampaikan pesanan kepada Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) serta mendapatkan maklumat yang diperlukan oleh majikan daripada pegawai-pegawai atau pihak berkaitan.
• Memahami dan etiket dan protokol serta bertindak sebagai pegawai perhubungan semasa kehadiran tetamu kehormat di pejabat Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).
• Melayan dengan baik semua tetamu, pelanggan dan rakan sekerja majikan yang datang berurusan di pejabat Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) walaupun tanpa temujanji.

• Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.
• Memberi khidmat sokongan dalam semua aktiviti yang dijalankan oleh PTj.
• Menyelia dan menyediakan senarai tugas-tugas harian pemandu khas Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi/ Pegawai Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).
• Cuti Tahunan
• EPF
• SOCSO